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第二步 申報(bào)

1、在會(huì)議首次對(duì)外通知前4—5月個(gè)月，由會(huì)議負(fù)責(zé)人（或聯(lián)系人）登錄“國際會(huì)議報(bào)批平臺(tái)”提交申報(bào)材料，經(jīng)國際合作部初審?fù)ㄟ^后，下載打印《北京大學(xué)舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議申報(bào)表》，經(jīng)院系主管外事領(lǐng)導(dǎo)及保密負(fù)責(zé)人審核加蓋單位公章，送交相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門會(huì)簽后報(bào)送國際合作部；
2、申報(bào)材料經(jīng)國際合作部、校領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由學(xué)校正式發(fā)文，在首次對(duì)外通知前3—4個(gè)月上報(bào)教育部審批；會(huì)議舉辦部門在會(huì)議獲教育部批準(zhǔn)后，方可啟動(dòng)各項(xiàng)會(huì)議程序。未按規(guī)定時(shí)間提交的會(huì)議申報(bào)，教育部原則上不予受理；
3、重要提示：在線填寫申報(bào)材料且初審?fù)ㄟ^后，請(qǐng)及時(shí)報(bào)送紙質(zhì)申報(bào)材料，以便履行校內(nèi)審批流程。距會(huì)議舉辦時(shí)間不足3個(gè)月無法在“國際會(huì)議報(bào)批平臺(tái)”填報(bào)會(huì)議申請(qǐng)。在線填報(bào)方法請(qǐng)參考《平臺(tái)使用手冊(cè)》。

第三步 審批

1、北京大學(xué)舉辦國際會(huì)議在校內(nèi)實(shí)行“三級(jí)審批制度”：主辦院系需對(duì)會(huì)議的學(xué)術(shù)性和會(huì)議保密問題履行審核職責(zé)，上報(bào)后經(jīng)過社科部/科研部會(huì)簽、國際合作部撰文審核，最后報(bào)送主管校長審批。此后上報(bào)至教育部并獲得批件。為使會(huì)議得到順利批復(fù)，請(qǐng)參考《在華舉辦國際會(huì)議申辦指南》。

2、會(huì)議獲得批準(zhǔn)后不得隨意改變會(huì)議的名稱、主題、規(guī)模、舉辦時(shí)間和地點(diǎn)等。如確需更改，須在原定會(huì)議舉辦時(shí)間前1個(gè)月向國際合作部提出申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校同意后上報(bào)教育部審批。

第四步 簽證

會(huì)議經(jīng)教育部批復(fù)后，國際合作部協(xié)助主辦單位為外籍與會(huì)人員辦理來華簽證手續(xù)。可通過校園門戶（網(wǎng)址：https://portal.pku.edu.cn/portal2017/#/index）填寫參會(huì)人信息，并將《在華舉辦國際學(xué)術(shù)會(huì)議邀請(qǐng)外國人來華名單匯表》發(fā)送至gjhy@pku.edu.cn，轉(zhuǎn)呈主管校長審批后出具《被授權(quán)單位邀請(qǐng)函》。辦理方式請(qǐng)見《申辦外籍參會(huì)人員被授權(quán)單位邀請(qǐng)函流程說明》。

第五步 總結(jié)

在會(huì)議舉辦后2個(gè)月以內(nèi)，登錄“國際會(huì)議報(bào)批平臺(tái)”，填報(bào)會(huì)議基本情況及學(xué)術(shù)總結(jié)。